PROTOCOLO INTERNO DEL CANAL DE DENUNCIAS SOBRE CUMPLIMIENTOS NORMATIVOS DE LA ASOCIACIÓN DE PADRES DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD DE SAN SEBASTIÁN DE LOS REYES APADIS
1. INTRODUCCIÓN
La Asociación de Padres de Personas con Discapacidad de San Sebastián de los Reyes, en adelante APADIS, con el objetivo de promover una verdadera cultura de la entidad en consonancia con sus valores y principios, ha implantado un sistema de cumplimiento normativo en su organización y funcionamiento.
Para llevar a efecto dicho compromiso, se ha elaborado el presente Protocolo que recoge las reglas de funcionamiento para tramitar y resolver las denuncias que se reciban a través del canal de cumplimiento normativo.
2. FINALIDAD
La finalidad de este protocolo es la regulación de un mecanismo esencial para garantizar el cumplimiento de las normas, que permite a la entidad prevenir posibles incumplimientos y corregir aquellos que sean detectados.
Se trata de un cauce a través del cual APADIS recibe y gestiona informaciones o denuncias sobre posibles conductas irregulares y que supongan un incumplimiento de las normas, tanto externas como internas, recogidas en sus protocolos y Códigos de Conducta.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente protocolo será de aplicación a todas aquellas personas que forman parte de la entidad, ya sean directivos o trabajadores, así como a cualquier otra persona, vinculada o no a la entidad, que pueda tener conocimiento de cualquier incumplimiento de las normas jurídicas o de las normas internas de la entidad contenidas en su Código Ético y en el Programa de cumplimiento normativo (COMPLIANCE) adoptado por APADIS.
La Junta Directiva y los coordinadores de COMPLIANCE designados por la misma, deberán garantizar la puesta a disposición del presente Protocolo a todos los trabajadores, directivos, entidades federadas y demás personas físicas o jurídicas que tengan algún tipo de vinculación con APADIS.
4. GARANTÍAS
Para su correcto funcionamiento, el canal de denuncias cumple una serie de garantías esenciales, tanto para el denunciante, como para el denunciado y para otras personas que puedan verse implicadas.
Garantías del denunciante: son imprescindibles para la efectividad del canal, ya que su inexistencia desincentivaría la utilización del mismo ante el conocimiento de una conducta impropia en la organización que suponga un incumplimiento normativo. Estas garantías son las siguientes:
- Confidencialidad: el canal de denuncias implantado permite y garantiza la confidencialidad del denunciante y de las comunicaciones.
- Indemnidad frente a represalias. La denuncia efectuada no puede dar lugar a represalias contra el denunciante. Por tanto, la entidad no podrá imponer ninguna sanción al empleado denunciante que esté motivada o guarde relación con la denuncia.
- Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la denuncia.
Garantías del denunciado: el Canal garantiza también los derechos del denunciado y de otras personas que puedan verse afectadas. Estas garantías son las siguientes:
- El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra.
- El denunciado tiene derecho a ser oído en el expediente y a efectuar las alegaciones que considere procedentes.
- Los hechos denunciados han de ser ciertos, estando totalmente prohibidas las denuncias falsas. Si la denuncia resultara ser falsa, APADIS podrá aplicar una sanción al denunciante, de acuerdo a lo previsto en su Código de Conducta o Manuales Internos.
Garantías de otros afectados o implicados: pueden existir terceros implicados en los hechos, que pueden ser afectados, testigos etc., cuyos derechos también deben ser protegidos. Así:
-Se garantiza la protección de la intimidad y dignidad de las demás personas que puedan resultar implicadas.
– El denunciante debe asegurarse de que la información consignada en la denuncia en relación al incumplimiento producido es correcta, ya que podría afectar a otras personas diferentes del denunciado.
5. ÓRGANOS ENCARGADOS DE LA GESTIÓN DEL CANAL
Para asegurar la objetividad, transparencia e imparcialidad del proceso, la gestión del canal se ha encomendado al despacho de abogados Sánchez-Cervera & Asociados, que se encargará de la recepción de las denuncias, su análisis, investigación y, en su caso, la incoación de un expediente, propuesta de medidas cautelares y propuesta de resolución.
Las denuncias, así como los procedimientos a que las mismas puedan dar lugar, serán puestas en conocimiento de la Junta directiva de la entidad y de los coordinadores de COMPLIANCE de la propia entidad, designados por dicha Junta con suficientes recursos y con competencias necesarias para desarrollar su función.
6. PROCEDIMIENTO
6.1. Presentación de la denuncia
Las denuncias podrán efectuarse en el Canal de la entidad, al que se accede a través de la web de APADIS:
http://www.apadis.es/transparencia/canal-de-denuncias/
Los hechos denunciados deben de ser ciertos, por ello, el denunciante deberá asegurarse de que la información proporcionada en la denuncia es correcta.
6.2. Recepción de la denuncia
Una vez recibida la denuncia, se procederá a su registro y en un plazo de siete días hábiles se remitirá un acuse de la recepción de la misma al denunciante.
A continuación, se procederá a su análisis pudiendo resultar del mismo su archivo o la apertura de un expediente, si de la denuncia resulta algún indicio de criminalidad, de incumplimiento de la normativa no penal o de la normativa interna de la entidad.
Archivo de la denuncia
Si la denuncia resultara infundada, se procederá al archivo de la misma informando al denunciante. Los datos personales que puedan aparecer en la denuncia serán eliminados del canal.
Apertura y tramitación del expediente
Si de la denuncia se desprendieran indicios sobre su fundamento, el despacho informará de la apertura del expediente a la Junta Directiva y al Coordinador de Compliance de APADIS.
Asimismo, dará traslado de la denuncia al denunciado en un plazo no superior a siete días hábiles para que éste formule, en su caso, las alegaciones oportunas en los tres días siguientes hábiles.
Durante la tramitación del procedimiento, el órgano de gobierno podrá adoptar, por propia iniciativa o a solicitud del instructor o de los coordinadores de Compliance, las medidas cautelares procedentes dirigidas al cese inmediato del incumplimiento normativo que se estuviese produciendo.
Con las debidas medidas de transparencia y confidencialidad, se iniciará el proceso de investigación cuya duración será de veinte días hábiles desde la recepción de la denuncia.
Durante dicho período, se practicarán las pruebas necesarias para una eficaz investigación de los hechos (entrevistas a implicados, solicitud de documentos, obtención de información a través de otras personas o de fuentes externas, etc.)
Tanto el despacho como los coordinadores de Compliance de la entidad, tendrán las facultades suficientes para dirigirse a cualquier departamento o persona de APADIS para obtener la información o documentación necesaria.
El proceso de investigación se llevará a cabo con el máximo rigor para comprobar la veracidad de los hechos, respetando la presunción de inocencia y los demás derechos que asisten a las personas denunciadas.
Concluida la investigación se emitirá un informe de conclusiones debidamente justificado en el que se propondrá al órgano directivo de la entidad alguna de las siguientes recomendaciones:
-El archivo de la denuncia si se comprueba que el incumplimiento normativo no se ha producido.
-Las medidas correctoras o sancionadoras que procedan si resultase acreditado el incumplimiento normativo. Estas medidas, en función de resultado que haya arrojado la investigación y el expediente tramitado, pueden consistir en la imposición de alguna sanción de acuerdo con lo establecido en los manuales internos de la entidad (Código Ético, Manual de Compliance, etc) o en el traslado al juez o a la fiscalía de los hechos por su carácter penal, así como, en su caso, la adopción de las medidas preventivas que se estimen oportunas para evitar que incumplimientos similares se vuelvan a producir.
6.3. Conclusión del expediente
Corresponde en último término a la Junta Directiva de APADIS la adopción de las medidas que pongan fin al procedimiento. Éstas podrán consistir en el archivo de la denuncia o en la imposición de medidas correctoras o sancionadoras.
El denunciante deberá ser informado del resultado de la denuncia efectuada en un plazo de tres meses.
7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS EN EL CANAL DE DENUNCIAS
Responsable del tratamiento
| Identificación | ASOCIACION DE PADRES DE PERSONAS CON DISCAPACIDAD DE S.S. DE LOS REYES – APADIS | NIF: G28824043 | ||
| Dirección | Av. Aragon, 14 C.P. 28701 SAN SEBASTIAN DE LOS REYES (Madrid) | |||
| Teléfono | 916544207 | info@apadis.es | ||
| Contacto DPD/DPO: | dpd@apadis.es | |||
Finalidad del tratamiento
Los datos personales y la documentación aportada por el interesado o su representante legal a traves del canal de denuncias que proporciona la entidad asi como cualquier otra documentación relativa a la denuncia presentada aportada posteriormente por cualquier medio, incluidos medios electrónicos, serán tratados con la finalidad de recibir las denuncias de conductas inapropiadas o irregulares dentro de la actividad de esta entidad, su analisis, investigación y en su caso, la incoación de un expediente, la propuesta de medidas cautelares y propuesta de resolución de la misma.
Tiempo de conservación
Conforme se establece en el art. 24.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los derechos digitales.
Los datos de quien formule la denuncia o de los empleados y terceros se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la entidad.
Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de esta ley orgánica.
Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, conforme al apartado 2 de este artículo, la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas.
Legitimación del tratamiento
La legitimación de la entidad para el tratamiento de los datos personales, se basa en el consentimiento prestado por el interesado.
Destinatarios de comunicaciones o cesiones
La entidad no tiene previsto realizar ningún tipo de cesión de datos personales a terceros. a excepción de las cesiones previstas legalmente. cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
Sin perjuicio de lo anterior la entidad ha contratado los servicios externos del despacho juridico SÁNCHEZ-CERVERA Y ASOCIADOS S.L. con domicilio en Mauricio Legendre, 19 – 2º A 28046, MADRID que tendrá acceso a sus datos personales y demas documentación aportada relativa a la denuncias para la realización las gestiones propias de analisis, investigación y resolucion de las mismas y con quien se mantiene el correpsondiente contrato de encargo de tratamiento.
Si la entidad tuviera previsto realizar cualquier otra cesión de sus datos personales a terceros, ésta le será comunicada previamente para recabar su consentimiento expreso.
Derechos del interesado
Puede ejercer todos los derechos según la legislación vigente sobre protección de datos.
Obtener confirmación por parte del responsable del tratamiento de si se están tratando o no datos personales que le conciernen. Acceder a sus datos personales, solicitar la rectificación de datos inexactos, solicitar la supresión de datos que ya no sean necesarios para los fines que se recogieron, solicitar la limitación u oposición del tratamiento de los datos, conservándose en este caso únicamente para el ejercicio de posibles reclamaciones, y solicitar la portabilidad de sus datos.
En caso de que tratemos sus datos para alguna finalidad en la que hayamos solicitado su previo consentimiento, tiene derecho a retirar el mismo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada.
Puede ejercer los derechos indicados anteriormente ante el responsable del tratamiento, cuyos datos figuran en este documento, aportando el correspondiente documento que le identifique.
Si lo desea puede solicitar los formularios necesarios para facilitarle el ejercicio de sus derechos.
Asimismo puede presentar su reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos en la calle Jorge Juan nº 6 código postal 28001 de Madrid o en la Web www.agpd.es
